Cómo organizar un evento.

Cómo organizar un evento (Parte 1/3): Pre-producción

In Marketing, Marketing online & Social Media, Prensa & PR by Paula CardaLeave a Comment

Los eventos se producen siguiendo un orden. Cuando nos enfrentamos a la producción de un acto lo más importante es una buena planificación. Cuánto más detallado, trabajado y medido sea el plan mejor. Los primero que tendremos que tener en cuenta son los objetivos que pretendemos alcanzar con este evento, ¿quién es nuestro público objetivo?, ¿qué queremos conseguir?, ¿nos llevará hasta el objetivo este público objetivo? Estas son las preguntas que nos planteamos en el momento que se nos adjudica la organización de un acto. La marca especializada en seguridad infantil y pequeña puericultura Dorel Juvenile, lanza al mercado un nuevo cochecito de paseo para su marca más cosmopolita Quinny.

El proceso para la organización de un evento podemos dividirlo en tres etapas:

  • Fase de pre-producción
  • Fase de producción
  • Fase de post-producción (post evento)

1.    Fase de pre-producción

Es la fase de más organización, en ella se definirán y ejecutarán acciones precisas para ir cubriéndolas de la forma más eficaz. Determinaremos las necesidades físicas, materiales, técnicas y humanas del evento. Y, por supuesto, se preverán los costes que supondrá la organización de dicho evento. Tras conocer el presupuesto por parte de Quinny y el elemento a destacar en el evento, en este caso, la presentación de una nueva línea de cochecitos de paseo, la nueva Zapp X, nos preguntamos las cuestiones planteadas anteriormente:

  1. ¿A quién nos queremos dirigir?
  2. ¿Qué queremos conseguir con estas personas?
  3. ¿Cómo impresionar a los invitados para despertar una necesidad?
  4. ¿Cómo es mi marca? Clásica, moderna, rompedora…
  5. ¿Qué necesito para empezar?

Esta última pregunta es clave, necesitas un buen briefing. Plasmar las ideas sobre el papel y definir los elementos que necesitamos para empezar la labor de relaciones públicas. En primer lugar, hay que fijar un día y una hora para el evento y poder calcular el tiempo que tenemos para organizarnos. Es de vital importancia dejar claro desde el primer día este dato. A continuación, decidir las personas que asistirán a tu evento tras una selección y análisis de sus perfiles. En este caso, se necesitaba llegar al máximo número de personas con un límite de recursos. Un evento privado para 5-6 influencers del sector que mostrarán nuestros productos a sus seguidores. Otro paso a decidir en la fase de pre-producción es el lugar donde realizar nuestro evento. Este espacio debe encajar con la filosofía de tu marca, no sirve escoger un lugar clásico para un perfil moderno, debes conocer bien quién es el cliente que solicita el evento y pensar en propuestas que encajen con su estilo. Los materiales necesarios para la ejecución del evento. Hay que dejar claro cuáles son las necesidades del cliente, teniendo en cuenta si va a incluir/ necesitar un catering, si va a querer música, azafatos y azafatas, mesas y sillas, fotografía y vídeo, pantalla de televisión, elementos corporativos… todo suma en una ejecución y todo debe ser pactado para proceder a la contratación. La fase de pre-producción es crucial si queremos que el evento salga como lo esperado, y la comunicación entre ambas partes necesaria para coordinar y tener una fase de producción fluida.  Pronto hablaremos de la segunda y más importante de las fases: la producción.

Paula CardaCómo organizar un evento (Parte 1/3): Pre-producción

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