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Cómo organizar un evento (Parte 2/3): Producción

In Estrategias, Eventos, Marketing by Paula CardaLeave a Comment

Una vez ejecutada la pre-producción del evento con el cliente (en nuestro caso la firma de cochecitos de paseo para bebés Quinny) es hora de empezar con la producción y organización del evento.

Siempre tenemos que tener mente el presupuesto acordado con la empresa que solicita el evento, lo que no se refleje en el presupuesto quedará fuera del plan de producción, o generará un sobrecoste posterior. ¿Recordamos lo elementos necesarios para empezar?

  • Alquiler del espacio (en nuestro caso el hotel Barceló Raval de Barcelona)
  • Alojamientos (el mismo hotel)
  • Transporte y desplazamiento del personal (tanto de los invitados como de la empresa, en este caso empleados de Dorel Juvenile),
  • Transportes de material
  • Gastos de personal
  • Equipos técnicos de iluminación, sonido, audiovisuales, etc.
  • Gastos de publicidad, imagen, etc.
  • Construcción y decorados
  • Señalizaciones
  • Seguros o derechos de imagen
  • Catering
  • Comunicaciones
  • Regalos y obsequios

Y un largo etcétera que podríamos seguir ampliando pero que surgen a medida que avanzamos con la producción. Los elementos de la lista son los principales a la hora de empezar con la producción del evento, así que los colocaría en primer lugar para ir solicitando presupuestos y disponibilidades.

Para la producción del evento de Quinny, empezamos por las llamadas a los invitados. Fue necesario empezar por este paso para saber de primera mano quién estará disponible en la fecha fijada. A los invitados hay que darles las máximas expectativas para que les interese acudir al evento así como una razón de por qué han sido ellos los elegidos. La lista de ‘posibles’ puede ser eterna pero debes conocer a fondo los objetivos de la marca y del evento para quedarte con un perfil u otro. Para el evento de Quinny buscábamos sobre todo papás y mamás, jóvenes, con un estilo de vida actual y visible en las redes sociales. Nos interesaba ganar mucha visibilidad con el mínimo de personas, y el mundo de los influencers es la clave. Este paso fue ligero ya que sólo necesitábamos 6 influencers y aceptaron al instante. El proceso más complicado viene con la búsqueda del espacio.

Para el evento de Quinny buscábamos un hotel moderno y acorde con la línea de la marca. Diferente, llamativo, moderno, y que se adaptara a nuestras necesidades, ya que a la vez necesitábamos bastantes habitaciones para hospedar a los invitados de fuera de Barcelona. Finalmente y tras visitar 5 hoteles nos decidimos por el hotel Barceló Raval en pleno centro de Barcelona. Una vez con el hotel decidido y los invitados seleccionados y confirmados faltaba la parte más organizativa: cómo exponer nuestro producto a los invitados.

En el briefing se decidió con el cliente que los cochecitos se iban a exponer en forma de pasarela, por lo que había que pensar cómo se haría en el hotel según el espacio que teníamos y qué elementos necesitábamos para ello. El uso de modelos era necesario, pero no unos modelos cualquiera, algunos que se adaptaran a la línea de la marca: jóvenes con edad de ser padres, de diferentes estilos y nacionalidades, y tras una búsqueda por agencias de Barcelona los encontramos.El hotel nos puso las máximas facilidades con el catering, la música y las luces, por lo que fue de vital importancia en la producción del evento ya que lo teníamos todo incluido y en mismo sitio. Alquilamos también unas esferas luminosas y un bailarín de break dance para amenizar el evento, así como un fotógrafo y cámara, más los materiales comunicativos. Al ser un evento privado no hicimos comunicado de prensa y los medios de comunicación no fueron invitados al evento. Pero en el caso de haber sido así, el proceso de comunicación empezaría con una convocatoria una semana antes y un seguimiento de los periodistas de interés.

Los días previos al evento es el momento más riguroso del proceso: llamar a todos y cada uno de los asistentes (tanto invitados como el resto de personas que participarán y trabajaran en el evento) para recordarles la asistencia por si hay alguna baja de última hora, tener tiempo de resolverlo. Guarda siempre el día antes del evento, no añadas reuniones extra o visitas independientes del evento, nunca se sabe cuándo puede surgir un imprevisto.

Y mantén todo listo y anotado para que el día del evento todo fluya con tranquilidad (aunque no hay tranquilidad hasta el momento de tomar el catering). En el siguiente post trataremos más brevemente la post-producción del evento y trataremos los puntos a mejorar del evento realizado para futuras organizaciones.

 

 

 

 

Paula CardaCómo organizar un evento (Parte 2/3): Producción

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